Ao estruturar o sistema de custos de nossa indústria, via de regra, buscamos fazê-lo o mais customizável possível às nossas necessidades. E fazemos isto, porque cada operação tem suas particularidades que precisam ser consideradas. E como ERP’s tornam-se engessados, muitas vezes, recorremos ao uso de planilhas excel. Mas por que então o excel não é a melhor solução para um sistema de custos?
Inicialmente, vamos dizer que é a melhor solução, pois trata-se de uma das ferramentas matemáticas mais flexível que existe! E portanto, possui um alto nível de customização, o que a deixa muito atrativa para grande parte dos controllers e gestores de custos.
Mas é importante deixar claro que os custos sempre contam uma história e dependendo da forma que é contada, a história pode ter mais de um fim…
Mas o que isto quer dizer? Vejamos um exemplo.
A depreciação de imobilizados sempre é um custo, mas como não é exatamente um desembolso mensal, algumas indústrias podem optar por não considerá-la para não sobrecarregar as margens, ou então, considerá-la integralmente em alguns meses, mas não em outros, para amenizar a sazonalidade.
Para isto, um sistema de custos deve ser flexível o suficiente para permitir estas alterações de forma rápida, segura e rastreável. E sobretudo, comparável.
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Continuando… outro exemplo, ainda falando de depreciação…
Em muitos casos, a regra utilizada para depreciar imobilizados é a contábil, ou seja, tanto a vida útil quanto a taxa de depreciação determinadas pela IN RFB 1700/2017. Porém, em grande parte dos casos, a norma não reflete a realidade.
Por exemplo, pela norma, um veículo para transporte de carga é depreciado integralmente em 4 anos, a uma taxa de 25% ao ano. Então, se o veículo foi adquirido por R$ 100 mil, há que se considerar um custo de depreciação de R$ 25 mil por ano.
Só que na realidade, este veículo de carga pode ser utilizado operacionalmente por mais de 10 anos e ainda com um valor residual para venda do veículo a terceiros digamos de R$ 25 mil.
Vejam a diferença destas duas abordagens na figura a seguir:
Percebam que a depreciação gerencial mensal do veículo de carga é substancialmente menor que a depreciação contábil. Portanto, impactará muito menos no custo do setor e, consequentemente, de algum produto que consuma recursos deste setor.
Em grande parte dos módulos de custos de ERP’s, as regras são fixas e imutáveis. Senão estas sobre depreciação, outras necessárias para apurar custos de forma customizada e precisa para cada organização.
Tal fato, por si só, torna o excel extremamente atrativo, sobretudo, pela sua flexibilidade e facilidade de uso. Mas por que então o excel não é a melhor solução para um sistema de custos?
Quando o volume de informações passa a ser muito grande e a alimentação de planilhas deixa de ser a tarefa de apenas 1 pessoa.
Comumente, quando uma organização cresce, junto com ela cresce o volume de dados a ser gerenciado. Muitos setores são criados, muitas pessoas contratadas, muitos novos produtos… E o que acontece nestes casos?
Bom, a alimentação da planilha passa a ser uma função que depende de vários setores da empresa. O setor de compras deve atualizar os custos com matéria-prima e insumos. O setor financeiro deve atualizar os custos fixos e de faturamento. O setor contábil deve atualizar os custos com mão de obra e impostos. O setor de produção deve atualizar os consumos, desperdícios e produção. E assim por diante.
Enfim, a busca por dados passa ser uma tarefa que consome muitas horas. Em alguns casos, dependendo do porte e complexidade de uma indústria, um controller de custos chega a investir 80% do seu tempo apenas na busca destes dados e na alimentação de planilhas pesadas e complexas. Neste caso, sempre é importante lembrar da regra de ouro na sistematização de custos: o custo de obtenção de uma informação nunca pode ser maior que o benefício que se terá a partir dela.
E se tudo isto ainda não for suficiente para reavaliar o uso do excel para gerenciar custos, ainda existe um risco enorme de algum dado ter sido inserido de forma errônea ou alguma fórmula ter sido acidentalmente apagada. E o que acontece nestes casos?
O custo estará errado, assim como a estratégia de preços e lucratividade de seus produtos! Pois até perceber que existe um erro ou até conseguir rastreá-lo, muitas vendas podem ser perdidas no caminho e muitas estratégias terão seus resultados prejudicados.
Não há dúvidas que o excel é uma ferramenta muito poderosa e é largamente utilizada por inúmeras organizações ao redor do mundo, mas o que se debate é até quando ela deixa de ser um benefício e passar ser um “risco” na tomada de decisões?
De qualquer forma, como já havia sido comentado no artigo “Qual a melhor forma de controlar os custos em uma indústria?” um sistema de custos inteligente orienta para a análise de custeio em mais de uma dimensão. E deve ser a principal ferramenta para orientar a programas de redução de custos e liderar a busca constante pela excelência operacional.
Por estas razões, o excel não é a melhor solução para um sistema de custos na sua indústria.
Então, como sistematizar custos em uma indústria para sustentar uma tomada de decisões rápida e precisa?
Bom, para responder a esta pergunta, primeiro temos que modelar o sistema para verificar:
- Quais resultados precisam ser gerados?
- E a partir de quais dados?
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