Para atingir a excelência, é importante para as empresas implantar programas internos de melhoria, fazendo com que os seus colaboradores auxiliem na continua revisão e melhoria dos processos, e, consequentemente, gerando redução dos custos produtivos e aumento da lucratividade do negócio.
Porém, uma das principais observações nas aplicações práticas destes programas de melhoria contínua nas empresas é que os mesmos caem em desuso, em virtude de outras urgências do negócio. Seja uma venda grande, que exige esforço prioritário do setor produtivo ou pequenos compromissos recorrentes que acabam por adiar permanentemente o esforço de rever os processos. Muito se estudou para entender o porquê deste abandono dos programas de melhoria contínua e a literatura técnica demonstra que o sucesso de um programa deste tipo é essencialmente garantido pela existência dos seguintes fatores dentro da empresa:
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Cultura de melhoria contínua: Principal fator de sucesso do programa, é essencial que se incuta nos colaboradores o conceito de melhoria contínua, onde todos buscam melhores soluções para as atividades diárias. Grandes empresas costumam inclusive criar programas para recompensar aqueles colaboradores que propuseram as soluções que mais contribuíram para a redução dos custos, criando-se assim uma competição interna saudável em que todos saem ganhando.
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Comprometimento da alta direção: Além de desenvolver uma cultura interna entre os colaboradores, é necessário que sócios e diretores das empresas tenham compromisso constante com o programa, incentivando e participando ativamente das atividades. Além de reconhecer, seja financeiramente, seja moralmente, os colaboradores que contribuem para a redução dos custos.
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Alinhamento com as metas do negócio: É sempre importante que se estabeleçam metas para o programa, de modo a focar a cultura de melhoria contínua naqueles produtos e processos que irão gerar maiores resultados para a empresa, garantindo-se assim uma máxima eficiência do programa.
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Definir metas: Além de ser alinhado com as metas do negócio, é necessário que o programa de melhoria contínua tenha metas próprias para serem atingidas. A existência destas metas é fator motivador para todos os envolvidos no processo.
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Acompanhamento dos resultados: Além das metas, mostra-se importante também o acompanhamento e medição constante dos resultados das melhorias e do atingimento das metas para se garantir a longevidade do programa. Uma vez que, caso não haja esse acompanhamento, perde-se o estímulo para a geração de novas melhorias e a busca por atingir as metas propostas.
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Liderança: Finalmente, percebe-se que é preciso que seja capacitado um colaborador que ficará incumbido de garantir a realização das atividades, o envolvimento dos demais colaboradores, a definição das metas e o acompanhamento dos resultados. Conforme o tamanho da empresa não é necessário que seja um colaborador dedicado exclusivamente para tal atividade, porém é importante que haja uma pessoa que seja “a cara” do programa de melhoria contínua, aquele para quem todos irão se dirigir quando esse for o assunto.
A existência destes seis fatores-chave dentro do negócio irá garantir a permanência dos programas e a recorrência das melhorias nos processos. E, por consequência, a continuidade da redução de custos.
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