Os riscos de se utilizar o Excel para controlar os custos de sua empresa

por | 28 ago, 2018 | Artigos

Com certeza as planilhas de Excel são utilizadas na sua indústria para controlar dados e gerar informações. Obviamente, trata-se de uma ferramenta excelente para uma empresa, por sua simplicidade de uso e facilidade na inserção de informações.

 

 

Porém, quando tratamos de certas informações estratégicas da empresa, como a gestão de custos, que dependem de várias fontes de informação, as planilhas do Excel apresentam algumas limitações que podem comprometer suas vantagens, e pôr em risco o caráter estratégico da informação. A seguir vamos analisar um pouco mais destas limitações:

 

 

 

  • INTEGRAÇÕES DIFICULTADAS: O Excel não é uma ferramenta que apresenta facilidade na integração de diferentes informações controladas por diferentes pessoas, em diferentes lugares. Dados de colaboradores, de custos fixos da empresa, de fichas técnicas, de produção são normalmente controlados por diferentes setores. Para se integrar estes dados no Excel, ou se cria um vínculo com a planilha original, o que normalmente gera diversos problemas com mudanças de versão, ou se usa o copiar e colar, que é uma fonte potencial de erros também.

 

  • NÃO É COLABORATIVO: Complementando a dificuldade de integrar a informação, temos a limitação de não ser colaborativo, ou seja, pessoas que vão alimentar partes diferentes da informação na planilha não podem trabalhar simultaneamente, cada uma executando sua própria atividade.

 

  • RESTRIÇÃO DE ACESSO: Mesmo que conseguíssemos estabelecer um cronograma de utilização de diferentes pessoas, para uma mesma planilha, de modo a resolver o problema anterior, teríamos um problema de acesso a informações sensíveis. Por exemplo, uma planilha estratégica de custos, apresentaria dados de salário de colaboradores a todos os que tiverem acesso a ela. E, como sabemos, informações sobre salários são dados sensíveis na maioria das empresas.

 

  • NÃO POSSUI RECURSOS DE RASTREABILIDADE: Se alguma alteração for feita em uma planilha que é acessada por diversas pessoas, não será possível, no futuro, identificar quem fez determinada alteração, e quando a mesma foi feita, pois, nas planilhas Excel, a rastreabilidade da informação não é controlada

 

  • MAIOR POSSIBILIDADE DE ERROS: Assim como as informações inseridas não tem rastreabilidade, o mesmo pode ser dito sobre alterações às fórmulas de cálculo da planilha. Por conta disso, em questões estratégicas como custos da empresa, se alguém alterar uma fórmula, os cálculos decorrentes dela podem se tornar errôneos, afetando a confiabilidade dos resultados. Imagine o impacto de vender um produto com um custo calculado errado, tendo prejuízo por exemplo.

 

  • BAIXA MOBILIDADE DAS PLANILHAS DO EXCEL: Aqui temos uma outra limitação, principalmente para empresas que trabalham com força de vendas espalhada, por exemplo, que precisam ter a última informação sempre disponível. Esperar pelo envio da última versão dos preços, estando cara a cara com o cliente, não é uma opção interessante, não é?

 

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