O objetivo desta série de textos é apresentar quais são as principais formas com que os desperdícios se apresentam nas empresas, para permitir que você consiga olhar o seu processo produtivo buscando pontos de melhorias. No primeiro artigo, disponível aqui, nós propomos uma nova forma de pensar o seu layout produtivo, e os tempos de setup de suas máquinas.
Agora, iremos abordar alguns processos capazes de gerar enormes desperdícios, mas que muitas vezes passam desapercebidos no corre-corre diário das pequenas e médias empresas brasileiras:
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O processo de Compras;
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e a gestão de Estoques.
Mais especificamente, ao abordarmos o processo de Compras, iremos abordar os problemas que surgem quando a aquisição de Matérias Primas e Insumos não é feito de forma programada. Os processos de Compra nas empresas normalmente seguem procedimentos bem definidos para se evitar que os recursos do negócio sejam exauridos sem maiores controles. Entretanto, quando falamos de Matérias Prima e Insumos, por se tratarem de elementos essenciais à produção, muitas vezes acabam sendo apressados por conta das necessidades emergenciais do setor produtivo. Essas compras emergenciais podem causar um desbalanço entre os valores que haviam sido orçados para o cliente, e o que realmente foi consumido, porém, não aparecem normalmente devido à correria para realizar as entregas de pedidos. Isto se torna um problema, pois, por conta disso, projetos e vendas que tiveram suas margens de lucro diminuídas para se ganhar o cliente, acabam se tornando fontes de prejuízo, uma vez que os gastos com o material foram maiores do que os previstos. Para resolver estes problemas, as empresas, através de uma gestão profissionalizada, precisam gerar indicadores que permitam identificar o consumo médio de Matérias Primas e Insumos, e definirem estoques mínimos de produtos essenciais. Além disso, ao se fazer orçamentos para projetos especiais, é preciso especificar exatamente os materiais à serem adquiridos, e controlar o que foi realmente consumido. Com base nestas informações, será possível realizar um planejamento das compras e obter os melhores preços em cotações junto à diferentes fornecedores.
Com esta projeção de consumo, um controle maior do estoque, e executando compras programadas, é possível obter ganhos significativos de escala, realizando compras em grandes quantidades, com maiores descontos, evitando-se assim aquelas aquisições de pequenas quantidades, feitas de última hora, sem cotação e possibilidade de descontos, fazendo mau uso do capital de giro do negócio. Como vimos, o processo de Compras é complementar à gestão de estoques. E agora vamos entender a importância desta atividade. Dinheiro parado, é dinheiro perdido. Com essa frase resumimos um dos principais desperdícios encontrados em empresas de pequeno e médio porte: os estoques. Obviamente que essas empresas não tem a mesma capacidade de impor condições e gerir a cadeia de fornecedores que empresas de grande porte têm, tornando possível um formato de produção conhecido como Just In Time, onde as matérias primas e insumos chegam para serem utilizados no exato momento em que são necessários na linha de produção, permitindo que se trabalhe com estoque praticamente nulo. No entanto, é importante que exista algum mecanismo de gestão de estoques que garanta que a empresa não irá ficar com matérias primas, insumos e produtos acabados parados no seu estoque de forma descontrolada, afetando consideravelmente os resultados do negócio. Afinal, sempre é bom repetir: estoque é dinheiro, e dinheiro parado, é dinheiro perdido. A principal sugestão, que funciona para toda e qualquer empresa, começa por entender quais os estoques que se têm. Normalmente eles podem se subdividir em: Matéria Prima, Insumos, Produtos Semi Acabados, e Produtos Acabados.
A partir desse pressuposto, o ideal é minimizar os estoques de maior valor agregado (Semi Acabados e Acabados, normalmente), sem, no entanto, afetar o atendimento dos prazos com os clientes. Algumas empresas podem trabalhar com insumos de alto valor agregado, e neste caso, este estoque também precisa ser muito bem controlado.
Após estabelecidos os controles, passa-se à etapa de planejar e otimizar. Para isso é preciso conhecer as demandas normais do negócio, e também as características de entrega dos fornecedores. De posse destas informações, é possível então estabelecer os conceitos de estoques mínimo e máximo, que irão permitir que a empresa trabalhe de forma mais efetiva, evitando estoques muito grandes. O objetivo é sempre não ter mais do que o necessário, e ao mesmo tempo não ter menos do que o necessário. E é esse equilíbrio que precisamos conhecer, e garantir que seja cumprido. Como se vê, a grande maioria dos desperdícios das pequenas e médias empresas podem ser facilmente minimizados estabelecendo certos controles, que irão otimizar o processo, de forma simples, garantindo sempre a busca pela máxima eficiência.
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